Datenschutz und Sicherheit

Ein Diktat enthält Gesundheitsdaten. Deshalb ist AutoArztbrief so gebaut, dass möglichst wenig davon entsteht, möglichst wenig gespeichert wird und nichts die EU verlässt.

Datensparsamkeit von Anfang an

• Die App braucht keine Stammdaten: kein Nachname, kein Geburtsdatum, keine Fallnummer. Die Zuordnung zum Patienten geschieht erst im KIS, wenn die Ärztin oder der Arzt den Text einfügt.
• Nennt jemand im Diktat doch einen vollen Namen, wird er vor der Brieferstellung herausgefiltert. Bei fotografierten Vorbefunden werden Kopfdaten automatisch entfernt.
• Es gibt keine Patientendatenbank. Briefe werden erzeugt und übergeben, nicht archiviert.

Der Weg eines Diktats

1. Aufnahme im Browser. Die Tonaufnahme, ob mitgehörtes Gespräch oder Diktat, wird verschlüsselt (TLS) an unseren Anwendungsserver in Deutschland übertragen.
2. Transkription. Die Spracherkennung läuft bei einem europäischen Anbieter innerhalb der EU. Die Audiodatei wird auf unserem Server unmittelbar nach der Transkription gelöscht.
3. Brieferstellung. Der Text wird von einem europäischen KI-Anbieter innerhalb der EU verarbeitet. Eine Nutzung der Inhalte zum Training von Modellen ist vertraglich ausgeschlossen.
4. Übergabe. Der fertige Brief erscheint in der App und kann kopiert oder an die hinterlegte Klinik-Adresse gesendet werden.

Bei den KI-Dienstleistern werden Eingaben zur Missbrauchserkennung höchstens 30 Tage vorgehalten und danach gelöscht.

Wo die Daten verarbeitet werden

• Anwendungsserver: Rechenzentrum in Deutschland.
• Spracherkennung und Textgenerierung: Rechenzentren in der Europäischen Union.
• Sicherungen: täglich, verschlüsselt, auf getrenntem Speicher in Deutschland. Gesichert werden Konten und Vorlagen, keine Diktate.

Mit allen beteiligten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie mit unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Zugriffsschutz

• Persönliche Zugänge je Ärztin und Arzt, Verwaltung durch die Klinik selbst über einen eigenen Verwaltungsbereich
• Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App
• Sperre nach wiederholten Fehlversuchen, Begrenzung der Anfragen je Zugang
• Protokollierung der Zugriffe zur Nachvollziehbarkeit, ohne Patienteninhalte
• Strikte Trennung der Abteilungen: Vorlagen, gemeinsame Fälle und Aufgabenlisten sind nur innerhalb der eigenen Abteilung sichtbar

Sonderfall: gemeinsame Fälle über mehrere Tage

Nur wenn eine Abteilung die Funktion „gemeinsame Fälle“ ausdrücklich aktiviert, werden Visiteneinträge bis zur Entlassung serverseitig gespeichert, mit Zimmer und Kürzel statt Namen. Ohne erstellten Entlassbrief werden sie nach sieben Tagen gelöscht, nach Erstellung nach 48 Stunden. Diese Funktion wird im Auftragsverarbeitungsvertrag gesondert ausgewiesen.

Organisation

Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich an ISO/IEC 27001. Auf Wunsch erhalten Ihre IT und Ihr Datenschutz unsere Sicherheitsdokumentation mit Datenflussdiagramm vorab.

Was AutoArztbrief nicht ist

AutoArztbrief ist ein Schreibwerkzeug. Es stellt keine Diagnosen, gibt keine Therapieempfehlungen und trifft keine Entscheidungen. Jeder Brief wird von der behandelnden Ärztin oder dem behandelnden Arzt geprüft und freigegeben.